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政策写作指导

在起草新或修改现有大学政策时,部门应遵循以下建议的书面指导。

一般写作指导

  • 把事情简单化。政策应该用简单的语言编写 - 不是法律。整个大学社区应该很容易地理解政策。
  • 保持一般。政策不能考虑所有可能的情况。政策应广泛写成,但有足够的清晰度来适用于不同的情况。可以在常见问题解答或详细的流程指南或标准中提供详细指导。
  • 使它相关。该政策应该清楚地告诉观众,为什么它存在影响,重大条件和限制,何时以及在哪些情况下,以及应该如何执行。 “艺术条款”应在“定义”部分下为读者明确定义。
  • 检查准确性和合规性。确保政策草案符合所有州教育政策,管理大学政策或章程,当前联邦和州法律/法规以及行业要求。
  • 确保可以强制执行策略。不需要在不确保适当资源的情况下毫无意义地执行它的政策,或者在不确保适当资源的情况下向义务进行履行。
  • 明确说明谁做了什么。清楚地阐明了部门和个人的角色和责任。确保被授权制定某些决定的政策规定以及谁负责执行某些职责。
  • 少即是多。政策不需要冗长。在许多情况下,较短更好。该政策的目标是简明扼要地清楚地传达重要信息。更长的政策可能很难理解,解释和应用。

使用大学政策模板

使用 大学政策模板(MS Word格式) 在起草或修改您的政策时。

遵循模板对于一致性和可访问性很重要。策略模板旨在帮助您确保访问各种能力的人。

应使用段落文本的标题和Garamond 12 Pt字体起草所有政策。

写信给你的观众

大多数政策的观众是整个大学社区。语言必须对整个受众都可以理解,而不仅仅是主题或技术专家。

  • 假设读者具有校园和大学社区的基本知识,但不了解具体的政策或程序。
  • 使用精确的单词,短句和可理解的术语来写下清晰度。如果使用具有专门含义的技术术语或单词,请在政策的“定义”部分下定义它们。在整个政策中使用相同的单词与术语一致。
  • 使用“必须”而不是“将”并在使用“应该”时是故意的,这意味着建议而不是要求。记得大学政策一般是执行要求,而不是传达允许的指导方针或建议。

使用简单语言

简单语言有助于确保整个大学社区的政策清晰,简明,并理解。有用的资源是 联邦计划语言指南 开发用于促进所有政府通信的普通语言。

  • 使用主动声音清楚地说明谁做什么。被动的声音模糊谁负责什么。在主动声音中,部门或个人行为是判刑的主题。在一个被动句子中,行动的人或项目是句子的主题(例如,写作“副总裁必须......”而不是“它是联邦副总统的最终责任......” ;写下“未选择采访的申请人”,“而不是必须通知未被选择的”未选择的申请人......“)。在有限的情况下,当一个动作作为法律问题时,被动的声音是合适的,并且没有除了法律之外的演员。
  • 使用简单和直接的语言避免行话和限定符(例如,完全,完全,绝对等)。
  • 避免多个子句的句子。
  • 尽量减少缩写。缩写可以中断需要读者回顾策略的读取过程,或者查阅定义,以记住缩写。在缩写具有常用使用的情况下,请勿定义它们。它占用空间并惹恼了读者。例子包括:PHD,ADA,CIA,ATM。
  • 使用适当的标点符号和语法来帮助您的观众了解政策。
  • 使用“必须”表示要求,而不是“应当”。使用“将”是不精确的,可以表示义务或预测。而不是使用“应”,“使用”
    - “必须”义务,
    - “不得”禁止,
    - “可能”酌情行动,和
    - “应该”推荐。
  • 省略多余的单词
    多余的话语普通替代品
    能够能够
    对...负责任必须
    依据
    在此情况下如果
    关于至于对于有关
    足够数量的足够
    为了
    后果因为,因为,因为
    以及也是和
    只要如果,如果
    每时每刻总是(或遗漏)

使用性别包容性语言

必须使用性别中性和性别敏感语言编写政策。

  • 不要使用男性化或女性代词作为默认值;使用“他们”或“个人”。
  • 避免使用与主席,男人,人类等性别的名词。相反,使用性别中性名词,如椅子,部门,协调员,人类,个人或人。
  • 有用的资源是北卡罗来纳大学的写作中心,在Chapel Hill的基于Web的讲义, 性别包容性语言.

遵循大学的风格指南

  • 通过政策使用一致的术语(例如,不要使用“机构”和“大学”互换)。
  • 在第二个参考中使用MG老虎机和Boise State。不要使用bsu。
  • 除了官方名称的一部分时,不要利用“大学”。
  • 除非作为官方标题的一部分,否则不要利用“大学”。
  • 不要利用职称(总统,Provost,Dean),除非用作名称前的正式头衔。
  • 除了在使用正式冠军时,不要利用“部门”,如历史系。
  • 网站是一个单词和http://从Web地址中删除,除非是直接链接时所需的。

有关其他风格指导,请咨询 博伊西国家大学风格指南.

避免复杂的桌子,视觉辅助助剂和图形

表格和其他图形可以使复杂的信息更易于理解;但是,他们可以为残疾人造成可访问性问题。表格和其他图形不应该是通信信息或策略要求的主要方法,并且气馁复杂的表和图形。如果他们用于帮助理解,必须可以访问它们。