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政策指导写作

有关部门应遵循起草新的或修订现行的大学政策时低于推荐的写作指导。

一般写作指导

  • 把事情简单化。政策应写在普通的语言 - 不是法律术语。该政策应该由整个大学社区很容易理解。
  • 保持一般。政策不能考虑所有可能的情况。政策应广泛,但足够清楚的书面申请不同的情况。详细的指导可以在常见问题或详细过程准则或标准来提供。
  • 使其相关。政策应明确告诉观众,为什么它的存在,它影响到谁,主要条件和限制,什么时候,在什么情况下适用,它应该如何执行。 “技术术语”应明确为“定义”部分下的读者所定义。
  • 检查的准确性和一致性。确保教育政策的所有国家局的政策草案符合规定,大学治理政策或规章制度,目前联邦和州法律/法规和行业要求。
  • 确保政策得以执行。不打算写一个政策去执行,或书面承诺义务不保证适当的资源,不应该被写入。
  • 明确规定谁做什么。清楚地阐明部门和个人的角色和责任。确保谁有权作出某些决定,谁是负责执行某些任务的政策规定。
  • 少即是多。政策不一定是冗长的。在许多情况下,越短越好。该政策的目标是简洁和清晰的方式明确传达重要信息。较长的政策可能很难理解,解释和适用。

使用大学策略模板

使用 大学策略模板(MS Word格式) 起草或修改您的策略时。

下面的模板是一致性和可访问性的重要。策略模板旨在帮助确保获得各种能力的人。

所有的政策应该使用Arial字体起草页眉和Garamond字体的段落文本12磅字体。

写你的听众

观众对大部分政策是整个大学社区。语言必须理解到全场观众,而不仅仅是主题或技术专家。

  • 假定读者对校园和大学社区的基本知识,但没有具体的政策和程序的知识。
  • 使用清晰准确的话,短句子,并理解的术语编写。如果使用的技术术语,或者使用专门的意义的话,定义这些政策的“定义”部分。是用同样的话在整个政策的术语是一致的。
  • 用“必须”而不是使用时,“应该”,这意味着一个建议,而不是要求“应”和是故意的。记得大学的政策,一般执行的要求,而不是通信许可指南或建议。

用通俗易懂的语言

通俗易懂的语言有助于确保政策是明确的,简洁的,并且理解整个大学社区。一个有用的资源是 联邦计划语言指引 制定促进所有政府通信使用普通的语言。

  • 使用主动语态要明确说明谁做什么。被动语态掩盖了谁负责什么。在主动语态,部门或个人的演技是句子的主语。处于被动的一句话,那就是采取行动的人或产品的句子(主体如写“的助理副总裁绝......”,而不是“这是联想副总裁的最终责任......” ;写“通知谁不参加面试的申请人选择......”,而不是“谁不接受采访获选申请人必须通知......”)。在有限的情况下,被动语态是在适当的时候一个动作接着一个作为一个法律问题,还有比法律本身没有其他演员。
  • 使用简单的和直接的语言避免行话和限定符(例如,完全,完全,绝对,等等)。
  • 避免与多个子句的句子。
  • 减少的缩写。缩写可以中断阅读的过程,需要读者回首在政策,或咨询的定义,要记住的缩写。在一个缩写有共同使用的情况下,不定义它们。它占用的空间,惹恼读者。实例包括:博士,ADA,CIA,大气压。
  • 使用适当的标点符号和语法,让听众了解政策。
  • 用“必须”来指示要求,而不是“应当”。使用“应”的是不精确的,并且可以表示任何一种义务或预测。而不是使用“应当”使用:
    - “必须”的义务,
    - “绝不能”的禁令,
    - “可能”的裁量行为,并
    - “应该”的建议。
  • 省略多余的话
    多余的话普通的替代品
    能够能够
    对...负责任必须
    依据
    在事件如果
    关于至于对于有关
    足够数量的足够
    为了
    后果因为,因为,因为
    以及也和
    只要如果,因为
    每时每刻总是(或漏下)

使用两性的语言

政策必须使用性别中立和性别敏感的语言编写。

  • 不要使用男性或女性代词作为默认的;用“他们”或“个人”。
  • 避免使用性别,名词,如董事长,人,人类。相反,使用中性的名词,如椅子,部门负责人,协调,人性化,个人或个人。
  • 一个有用的资源是写作中心,教堂山分校的基于Web的讲义北卡罗来纳大学, 两性的语言.

按照大学的风格指南

  • 使用通过政策一致的术语(例如,不使用“机构”和“大学”互换)。
  • 使用MG老虎机和博伊西状态上的第二参考。不要使用北体大。
  • 不利用“大学”,除了一个正式名称的时候一部分。
  • 不利用“大学”作为一个正式名称的一部分使用时除外。
  • 不大写的名字前的正式名称一起使用时除外职称(主席,教务长,教务长)。
  • 不利用“部门”使用正式的头衔时,作为历史的部门除外。
  • 网站是一个字和http://从网址删除所需要的直接链接时除外。

额外的风格指导,咨询 MG老虎机的风格指南.

避免复杂的表格,视觉辅助,和图形

表格和其他图形可以使复杂的信息更易于理解;然而,他们可能会带来访问问题残疾人。表和其他图形不应该是传送信息或政策要求的主要手段,而复杂的表格和图形气馁。如果它们被用来帮助理解,他们必须能够访问。